Kanzleiumzug ohne Stillstand: DATEV-Umgebung sicher ins Rechenzentrum migriert

Ausgangslage: Lokale IT mit begrenzten Möglichkeiten

Eine Steuerberaterkanzlei mit rund 5 bis 10 Mitarbeitenden betrieb ihre gesamte IT-Infrastruktur lokal auf einem einzelnen Server im Kanzleibüro. Das System lief stabil – aber ohne echte Redundanz und ohne professionelle Absicherung gegen Ausfälle.

Besonders im DATEV-Umfeld ist unterbrechungsfreier Zugriff auf Fachanwendungen, Mandantendaten und digitale Identitätsmittel wie den DATEV mIDentity Stick entscheidend für den Kanzleibetrieb. Ein ungeplanter Serverausfall hätte unmittelbare Auswirkungen auf die Arbeitsfähigkeit des gesamten Teams gehabt – mitten in Fristabläufen ein nicht akzeptables Risiko.

Das Ziel war klar: Die komplette Kanzlei-IT, inklusive der DATEV-Umgebung, sollte in ein professionell betriebenes Rechenzentrum verlagert werden – ohne Betriebsunterbrechung und mit direktem Nutzen für den laufenden Kanzleibetrieb.

Für eine Steuerkanzlei zählt jede Stunde, besonders rund um Abgabefristen. Ein Serverausfall hätte uns in eine ernste Lage gebracht. Jetzt schlafen wir ruhiger – unsere IT läuft im Rechenzentrum und wird professionell überwacht.

— Kanzleiinhaber, Steuerberaterkanzlei (anonymisiert)

Unsere Lösung: Sorgfältig geplante Migration ins Rechenzentrum

Schrittweise Vorbereitung – minimaler Aufwand zum Stichtag

Damit die eigentliche Umstellung so reibungslos wie möglich ablaufen konnte, starteten wir frühzeitig mit der Datenvorbetankung per USB-Festplatte (Seeding). So wurden die initialen Datenmengen physisch ins Rechenzentrum transportiert, ohne die vorhandene Internetleitung zu belasten.

In den folgenden Tagen und Nächten übertrugen wir die laufenden Änderungen automatisch per WAN-Delta-Synchronisation in die Veeam-Backup-Infrastruktur. Dadurch wurden zum finalen Migrationstermin nur noch die letzten Änderungen übertragen – der Aufwand am Stichtag selbst war damit auf ein Minimum reduziert.

Samstagmorgen: Migration per Instant Recovery – live und ohne Downtime

Am vereinbarten Samstagmorgen starteten wir die finale Migration mittels Veeam Instant Recovery direkt aus dem gesicherten Storage. Parallel übertrugen wir den DATEV mIDentity Stick auf die Rechenzentrumsplattform – ein wichtiger Schritt, damit die DATEV-Fachanwendungen in der neuen Umgebung vollständig lauffähig sind.

Nach den abschließenden Anpassungen an den virtuellen Maschinen und der Zielumgebung konnte die Kanzlei bereits ab 09:00 Uhr vollständig aus dem Rechenzentrum heraus arbeiten. Die Umstellung verlief ohne Betriebsunterbrechung – der Montag begann für das Kanzleiteam wie gewohnt.

Projektergebnisse auf einen Blick

Eingesetzte Technologien und Methoden

Warum auch Ihre Kanzlei davon profitiert

Viele kleine und mittelständische Unternehmen sowie Steuerberaterkanzleien betreiben ihre IT noch lokal – auf einem einzelnen Server, ohne Redundanz und ohne professionelle Überwachung. Das funktioniert oft jahrelang, bis es nicht mehr funktioniert.

Ein Umzug ins Rechenzentrum ist kein Projekt, das Unternehmen einer bestimmten Größe vorbehalten bleibt. Auch Kanzleien mit 5 bis 10 Mitarbeitenden können ihre IT professionell, sicher und zukunftsfähig aufstellen – mit überschaubarem Aufwand und planbaren Betriebskosten.

opticom übernimmt dabei die vollständige technische Planung und Durchführung: von der Analyse der Ist-Umgebung über die sorgfältige Migration bis zum laufenden Betrieb und Monitoring im Rechenzentrum. DATEV-Umgebungen berücksichtigen wir dabei ausdrücklich.

Hinweis: opticom unterstützt bei der technischen Umsetzung relevanter Maßnahmen. Eine rechtliche Prüfung hinsichtlich DSGVO, IT-Grundschutz oder branchenspezifischer Anforderungen empfehlen wir ergänzend durch geeignete Fachstellen.